Kosten eigen aan de werkgever op fiscale fiches: wijzigingen

1. Kosten eigen aan de bedrijfsleider

 

In de meeste van onze dossiers passen wij een toekenning toe van € 300 per maand als kosten eigen aan de bedrijfsleider. Deze terugbetaling van onkosten is voor u niet belast en aftrekbaar voor de vennootschap. Sinds de nieuwe wetgeving wil en zal de fiscus strenger toezien op de inhoud van deze uitgaven. Als kantoor nemen wij deze uitgaven op in de categorie “forfaitaire vergoedingen vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen – categorie dagvergoedingen”. De fiscus vroeg recent een opsplitsing van dit bedrag en aangezien de meeste onkosten zoals autokosten, nutsvoorzieningen, gsm, laptop,…reeds opgenomen worden als kosten in uw vennootschap, is het niet altijd eenvoudig om dit bedrag samen te stellen.

Hierom zullen wij in de toekomst, in de plaats, het principe van dagvergoedingen toepassen:

 

Als bedrijfsleider kan u een onkostenvergoeding krijgen wanneer u een binnenlandse dienstreis doet voor rekening van uw vennootschap. De onkostenvergoeding is een vergoeding voor een maaltijd die u zou betalen tijdens zo’n verplaatsing. De vergoeding is in principe belastingvrij voor u.

De terugbetaling kan naast een werkelijke vergoeding op basis van verantwoordingstukken, ook de vorm aannemen van een forfaitaire dag- of maandvergoeding.

Uw vennootschap kan de forfaitaire dagvergoeding in principe enkel toekennen indien uw professionele verplaatsing minstens 6 uren duurt. De bewijslast dat de verplaatsing professioneel is én minstens 6 uur duurt, ligt bij u.

Indien u regelmatig professionele verplaatsingen doet, kan u in plaats van een dagvergoeding een forfaitaire maandvergoeding krijgen, berekend op een gemiddelde van 16 werkdagen per maand. Het voordeel van een forfaitaire maandvergoeding, is dat u niet moet bewijzen dat de dagelijkse professionele verplaatsingen minstens 6 uren duren.

Het geïndexeerd bedrag per 1.09.22 bedraagt 19.22 EUR.

 

Zonder tegenbericht gaan wij ervan uit dat u, zoals hierboven wordt omschreven, regelmatig professionele verplaatsingen doet en wij hiervoor  (16 x € 19.99) € 319.84 dagvergoedingen toekennen.

In kader van de nieuwe wetgeving dienen wij deze sommen op te nemen in uw loonfiche.

 

 

2. Terugbetaling kosten nutsvoorzieningen (elektriciteit, gas en water)

 

In de meeste van onze dossiers passen wij een toekenning toe van € 75 per maand als terugbetaling kosten nutsvoorzieningen. Het betreft meestal de nutsvoorzieningen die uw vennootschap verbruikt op het thuisadres.  De principes van punt 1. zijn vergelijkbaar.

 

Zonder tegenbericht gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de toekenning van € 75 per maand.

 Wij vragen u daarom om de facturen m.b.t. alle nutsvoorzieningen zorgvuldig bij te houden in uw privé-dossier. Deze zullen de bewijslast zijn dat deze uitgaven effectief privé waren.

 

 

3. Kleine uitgaven betaald voor uw vennootschap

 

Eerst en vooral vragen wij en raden wij ook aan om kleine uitgaven die u betaalt voor uw vennootschap, zoals car wash, postzegels, bureelbenodigdheden, klein materiaal, … te betalen met de rekening van uw vennootschap.

Voor al deze uitgaven die u privé betaald hebt en waarop uw bedrijfsgegevens niet vermeld staan, dienen wij in de toekomst een onkostennota te maken. Deze onkostennota dient apart geboekt te worden en het totaal dient vermeld te worden op uw loonfiche, in een speciaal vak. Enkel in dit geval zullen deze uitgaven fiscaal aftrekbaar zijn.

 

De fiscus kan desgevallend naar de betalingsbewijzen vragen uit uw privé-boekhouding. Al deze handelingen maken uw boekhouding complexer, vandaar dat we aansturen om alle uitgaven te betalen vanuit uw bedrijfsrekening.